Paid twice

Een inkoopfactuur twee keer aan uw leverancier betaald? Dat zal toch niet? Jazeker, ook uw onderneming heeft facturen dubbel betaald, of u het nu wilt geloven of niet. De afgelopen jaren hebben wij bij diverse ondernemingen de administratie over de voorliggende 5 jaren geanalyseerd, waarbij we in alle gevallen dubbel betaalde facturen hebben ontdekt en deze met succes namens onze klant hebben teruggevorderd van de leverancier.

Ik hoor u denken: maar hoe kan dat dan?
Jaarlijks ontvangt u duizenden inkoopfacturen, welke middels vaste procedures door uw organisatie lopen: de factuur wordt ingeboekt, gecontroleerd, goedgekeurd en uiteindelijk betaald. Zo moet het en zo zal het gros van de facturen ook gaan. Om diverse redenen kunnen er toch (kleine) foutjes in het proces sluipen, waardoor facturen toch dubbel worden betaald. Voorbeeld waarom de procedures (AO/IC) tijdelijk niet werken:

  • Vakantieperiode / ziekte of anderszins onderbezetting op de administratie;
  • Uw organisatie groeit snel, de administratie “hobbelt” er achteraan;
  • Overgang naar een nieuw boekhoudpakket / softwarepakket;
  • Wijzigingen in uw organisatie (personele bezetting / wijziging bevoegdheden);
  • Wijze van factuurcontrole;
  • Samenspanning met uw leverancier.

Ik hoor u denken: maar hoe gaat dit dan?
Vanuit de praktijk zijn er legio voorbeelden hoe een dubbele betaling van facturen toch onopgemerkt door uw boekhouding is gelopen:

  • U heeft twee werkmaatschappijen met gescheiden administraties. Een factuur wordt zowel ingeboekt en betaald door werkmaatschappij A als door werkmaatschappij B;
  • Een factuur wordt zowel per post als per mail ontvangen, beiden ingeboekt en betaald;
  • Uw scansoftware leest het factuurnummer foutief uit (bijvoorbeeld een 8 wordt verwerkt als “B”), waardoor uw systeem geen melding geeft;
  • Door bijvoorbeeld werkdruk wordt een melding vanuit het systeem “opgelost” door een A of een spatie achter het factuurnummer te vermelden, waardoor een dubbel factuurnummer onopgemerkt blijft;
  • Factuurcontrole door uw medewerkers wordt uitgesteld tot vrijdagmiddag 16.00 uur, waarna alle facturen uit het “bakje” rücksichtsloos vlug worden afgetekend en……. WEEKEND! (waar gebeurd);
  • Een aanmaning of pro forma factuur wordt ingeboekt als factuur, waarna zowel de aanmaning of pro forma factuur alsmede de factuur worden betaald;
  • Eén factuur wordt bij twee relaties ingeboekt, waardoor het systeem een dubbel factuurnummer bij één relatie niet opmerkt;
  • Een uitzendbureau factureert op factuur 1 week 10-11-12 en op factuur 2 week 12-13-14. Week 12 wordt dubbel in rekening gebracht;
  • Een factuur wordt afgekeurd. Na ontvangst van de gecorrigeerde factuur wordt zowel de eerste factuur als de gecorrigeerde factuur voldaan.

Ik hoor u denken: maar mijn accountant heeft toch onze boekhouding gecontroleerd?
Klopt, maar dit is zeker geen garantie dat uw administratie geen fouten (meer) bevat. Uw accountant zal in het kader van het samenstellen of controleren van uw jaarrekening een aantal steekproeven nemen, onderliggende nota’s beoordelen, cijferanalyse op het totaal uitvoeren en met u de procedure rondom het inkoopprijs en betaalproces doornemen (AO/IC). Dit betekent niet dat de administratie foutloos is. Leest u maar eens goed in de samenstel- of accountantsverklaring wat uw accountant nu echt aan u verklaard. Ons onderzoek / analyse van uw financiële administratie richt zich specifiek op het opsporen van dubbele betalingen. Ook uw financiële man of vrouw / financieel directeur of controller treft geen blaam. Ook zij bekijken de cijfers veelal vanuit een “helicopterview” en zullen in eerste aanleg uitgaan van een juiste werking van de procedures, waardoor dubbele betalingen op detailniveau onopgemerkt kunnen blijven. Door diverse ondernemingen worden we juist op voorspraak van de controller periodiek ingehuurd om de financiële data op detailniveau te analyseren, gewoon als extra check op de data.

Zoeken naar een spelt in een hooiberg? Klopt, maar uit ervaring weten we dat in iedere hooiberg meerdere spelden liggen, samen goed voor een mooie financiële meevaller!

Direct Contact!